Làm việc hiệu quả: 6 bí quyết bạn nên biết

Làm việc hiệu quả, ít thời gian nhưng mang lại năng suất cao là một điều tưởng chừng đơn giản nhưng khi bắt tay thực hiện thì không dễ dàng như vậy. Trong cuộc sống, có rất nhiều người miệt mài ngày đêm, dành hết thời gian và công sức cho công việc nhưng kết quả đạt được không như mong đợi. Điều đó có phải do họ làm việc kém hiệu quả? Vậy làm thế nào để có thể làm việc ít thời gian nhưng mang lại hiệu suất tối ưu?

Dưới đây là 6 bí quyết đã được nhiều người áp dụng thành công, giúp bạn có thể thay đổi hiệu suất làm việc của mình nhé.

Tập trung cao khi làm việc

Rất nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng, những người châu Âu làm việc với số giờ trong tuần/tháng thuộc top thấp nhất thế giới (25-30 giờ/tuần), nhưng hiệu quả làm việc của họ lại đạt top đầu thế giới. Lý do là bởi họ luôn coi giờ làm việc nghĩa là giờ làm việc, chuyên tâm vào công việc với sự tập trung cao độ và không để các tác động bên ngoài gây ảnh hưởng.

Trong chúng ta, khá nhiều người luôn bắt đầu một tuần mới với một danh sách dài việc cần làm. Nhưng mỗi ngày lên công ty, bạn lại không tập trung vào hoàn thành nhiệm vụ, mất thời gian cho việc lướt mạng xã hội, tám chuyện… và nghĩ rằng nay không làm thì mai sẽ làm. Kết quả là đến cuối tuần bạn vẫn không hoàn thành được một việc hoàn chỉnh.

Chuyên viên Nhân sự cao cấp của trang web tuyển dụng và việc làm CareerLink.vn chia sẻ, hãy kiên quyết loại bỏ những tác nhân gây xao nhãng khi làm việc, tập trung hoàn thành công việc quan trọng trong 8 tiếng tại văn phòng, giải quyết hết nhiệm vụ trước ngày thứ sáu hàng tuần. Chỉ có vậy bạn mới không bao giờ phải mang việc về nhà và thoát khỏi trình trạng không bao giờ hết việc như nhiều người luôn than vãn.

Sắp xếp thời gian biểu hợp lý

Một người biết sắp xếp thời gian biểu hợp lý cho công việc là người làm việc hiệu quả và đạt được nhiều thành công hơn. Bởi vì, khi họ biết rõ công việc mình cần làm mỗi ngày, họ sẽ luôn nghĩ ra nhiều phương pháp để có thể hoàn thành công việc đó tối ưu nhất và tiết kiệm thời gian nhất.

Nếu có một cuộc họp đội kinh doanh trong 30 phút, họ sẽ xác định được vấn đề quan trọng cần bàn của cuộc họp, thời gian cho vấn đề đó là bao nhiêu, nếu không giải quyết vấn đề xong trong thời gian đó thì phải làm gì?... Đó luôn là cách thức những người thành công vận hành cuộc sống và công việc. Với họ, thời gian biểu càng chi tiết và khoa học thì hiệu quả sẽ càng cao.

Lựa chọn công việc theo sự ưu tiên

Nếu trong mỗi giai đoạn của cuộc sống, chúng ta sẽ có những sự việc/lựa chọn được ưu tiên hơn, thì trong công việc bạn cũng cần phân loại và đưa ra ưu tiên cho những công việc quan trọng. Bên cạnh đó, với việc phân bổ thời gian hợp lý dành cho mỗi việc quan trọng, bạn có thể thực hiện theo chiều sâu hay chiều rộng. Hãy tập trung vào các hoạt động mà bạn cảm thấy quan trọng hơn và thực hiện chúng một cách hiệu quả.

Tận dụng các “trợ lí ảo” và tối ưu các phần mềm công nghệ

Thời đại công nghệ 4.0, ai là người nắm bắt được xu hướng công nghệ, người đó sẽ rất dễ dàng xử lý công việc nhờ sự hỗ trợ của thiết bị máy móc. Sử dụng trợ lý ảo nhắc nhở của Google, Siri của Apple, Cortana của Windows hay Google Calendar sẽ giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ hay lịch trình quan trọng nào.

Những ứng dụng, trang web hỗ trợ dịch thuật, thống kê, chuyển đổi đơn vị.... trên internet cũng giúp bạn tiết kiệm kha khá thời gian để hoàn thành công việc. Hãy tận dụng ưu thế của công nghệ và internet để tự động hóa các nhiệm vụ, chắc chắn bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn là ghi nhớ mọi thứ trong đầu.

Tin tưởng trao việc cho người khác

Một người nếu không dám tin tưởng và trao nhiệm vụ cho đồng nghiệp, cấp dưới thì sẽ ôm đồm rất nhiều việc. Không chỉ vậy, gánh nặng deadline, trách nhiệm cũng sẽ khiến cho bạn không tập trung hoàn thành được mọi việc như ý muốn, có thể khiến công việc tồn đọng từ ngày này qua tháng khác.

Ai cũng có một giá trị riêng và năng lực riêng. Việc của bạn là hãy ưu tiên lựa chọn những công việc quan trọng nhất với mình, giao những phần việc khác cho đúng người, phù hợp với năng lực của từng thành viên, đưa ra thời hạn cụ thể. Muốn đi xa, bạn không thể đi một mình, hãy tận dụng sức mạnh của tập thể để công việc luôn thành công và đạt được những mục tiêu lớn lao hơn.

Luôn dành thời gian nghỉ ngơi

Nghỉ ngơi luôn là cách tốt nhất để phục hồi năng lượng từ công việc. Bạn không thể tỉnh táo, sáng suốt khi cả ngày ghim những suy nghĩ lo âu trong đầu được. Thay vào đó, bạn nên chạy bộ, đi dạo ở công việc, chơi trò chơi... để kích thích não bộ sáng tạo hơn, giúp tinh thần sảng khoái trước khi quay lại công việc.

Bạn biết đấy, những người thành công luôn biết cách gác công việc sang một bên theo đúng lịch trình trong thời gian biểu, và dành 100% tâm trí cho việc thư giãn, tập thể dục và dành cho gia đình. Hơn nữa, một nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, những người biết tách bạch công việc và cuộc sống riêng thường có cuộc sống chất lượng hơn, hạnh phúc hơn, làm việc hiệu quả và cống hiến cho công việc nhiều hơn… Vậy nên, đừng tiếc thời gian dành cho thư giãn để luôn có một sức khỏe tốt nhất cùng tinh thần thoải mái để chiến đấu với công việc bạn nhé!

                                                           Huyền Nguyễn

* Nội dung được thực hiện theo GPKD của Trường Sơn Media

Xem thêm các bài viết cùng chủ đề với bài viết (phía trên):

Làm việc hiệu quả: 6 bí quyết bạn nên biết